L’invio della fattura elettronica è ormai un passaggio obbligatorio per tutti i titolari di Partita IVA, a meno di rare eccezioni. Conoscere le modalità corrette di trasmissione è fondamentale per evitare errori, sanzioni e problemi fiscali.
Quali sono i metodi per inviare una fattura elettronica?
Puoi scegliere tra diverse modalità, tutte valide ai fini di legge:
- App Fatturae dell’Agenzia delle Entrate, gratuita e integrata con il Sistema di Interscambio;
- Portale web dell’Agenzia delle Entrate, accessibile con SPID, CIE o CNS;
- Software gestionali di terze parti, che permettono l’emissione, la firma digitale e l’invio diretto delle fatture;
- Portale “Fatture e Corrispettivi”, per caricare file XML già pronti;
- PEC, inviando la fattura all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it (meno utilizzato oggi).
Come si prepara una fattura elettronica?
La fattura deve essere redatta in formato XML, un linguaggio standardizzato accettato dal Sistema di Interscambio (SDI). Deve contenere:
- i dati del fornitore (tu), con la tua Partita IVA e regime fiscale,
- i dati del cliente,
- la descrizione delle prestazioni,
- l’importo dovuto,
- il codice destinatario o la PEC del cliente.
Una volta compilata, la fattura viene inviata al SDI, che la controlla e la inoltra al destinatario.
Quali sono i tempi da rispettare?
La fattura elettronica deve essere emessa e inviata entro 12 giorni dalla data dell’operazione. Il rispetto di questa scadenza è essenziale per evitare sanzioni.
Cosa succede dopo l’invio?
Dopo l’invio, il SDI rilascia una delle seguenti notifiche:
- Ricevuta di consegna, se la fattura è stata recapitata correttamente;
- Notifica di scarto, se ci sono errori formali (in questo caso va corretta e reinviata);
- Ricevuta di impossibilità di recapito, se il destinatario non è raggiungibile (ad esempio, codice SDI errato). In questo caso la fattura viene depositata nel cassetto fiscale del cliente.
Come si conserva una fattura elettronica?
Le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente per almeno 10 anni, con un sistema che ne garantisca integrità e accessibilità. È importante che il software scelto rispetti le normative tecniche previste dall’Agenzia delle Entrate.
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